さまざまなカスタマイズにより、当社の評価制度にマッチしたシステムを構築することができました

株式会社オーテック 執行役員 管理本部副本部長 兼 総務統括部長 種田 啓史様、管理本部 総務統括部 人事課 課長代理 天池 元基様、同部同課 主任 小林 未波様に、同社の評価制度の概要とGooooNの導入背景および評価などについてお話を伺いました。

【株式会社オーテックについて】
創業は1934年5月、会社設立は1948年7月。事業は環境システム事業と管工機材事業を展開。環境システム事業は各種設備を効率的に管理し、省力・省エネを実現する空調管理システムの設計・施工・保守・メンテナンスを提供。技術資格取得者も多数在籍している。創業以来の管工機材事業は、住まいやオフィス、工場など社会基盤を支える管工機材と、豊かな暮らしに欠かせない住宅設備機器を販売。建築業界のプロフェッショナルに信頼と満足のサービスを提供している。

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実績評価とプロセス評価で3部門の社員を評価

—貴社の組織形態を教えてください。
当社の組織形態は、大きく分けて、技術職、営業職、事務職の3つで構成されています。１／３を占めるのは技術職で、その次は事務職の割合が高くなっています。環境システム部門における技術職のサポート、管工機材部門の営業サポートのほか、販売の仕入れ担当も事務職に属します。この3つの職種で、パートや契約社員を除いた社員がGooooNの評価対象者となります。

—貴社の評価制度の特徴を教えてください。
「実績評価」と「プロセス評価」の2種類の評価を実施しています。

実績評価は、期初に年間の目標を立てて、それに対して評価を行っていきます。プロセス評価は、年間を通じて過程を評価します。どちらにも共通するのは、上期下期の半期ごとに評価を行うスタイル。当社は工事業務が中心で、年間での長期的な業務サイクルとなるため、四半期で区切ることは適切ではありません。そこで、年間目標を期初に設定し、その後は半期で区切って上期下期の2回で評価を行っています。

また、面談を重視しており、目標を設定した期初の面談、7月に進捗状況を確認するフォローアップ面談、上期の評価面談、上期のフィードバック面談、下期の評価面談、下期のフィードバック面談の6回実施しています。現場は直行直帰が多く、上司とのすれ違いが少なくないため、その分を面談で補えればと考えています。また、面談を重視することにより、目標管理や進捗状況などの定期な情報共有につながることに期待しています。

2021年4月から新たな評価制度を施行

—この評価制度は長く運用されているのでしょうか。
実は現行の評価制度は、2021年4月から施行しました。評価制度の目的は2つです。
1つ目は、評価制度の整合性を合わせることです。旧制度は小さな改正をツギハギで行ってきたこともあり、制度の整合性の面でズレが生じていました。これを改善し制度の一貫性を担保することです。
2つ目は、社員のモチベーションアップにつながる制度づくりです。貢献度合いが適正に処遇に反映される給与・手当制度、ベテランの知見やノウハウを活かすシニア世代の雇用制度見直しなど、さまざまな面で人事制度の仕組みをブラッシュアップしました。
これにより、若年層の採用・定着にもつなげたいと考えています。

評価制度の改正を機にシステム化へ

—GooooN導入前の背景・課題をお聞かせください。
紙ベースで運用していたこともあり、長年システム化したいという想いがありました。
まず、以前はWordもしくはExcelで評価シートを作成していたため、そのファイル管理が大変でした。
重要な個人情報なため、共有フォルダではなくローカルに置いていました。そうすると最新ファイルを最終更新日で判別するほかないため、管理が非常に煩雑になっていました。我々人事課は、評価者がプリントした紙で管理していました。紙の課題は検索性で、1人の社員の紙を探すのも苦労することが多々ありました。また、紙の管理は厳重な管理体制が求められるため、大きな負担を強いられます。
システム化への大きなきっかけとなったのが、前述した評価制度の改正です。改正を機に評価制度のシステム化を進める話が本格化し、それがGooooNの導入につながりました。

GooooNはカスタマイズに対応する唯一の製品

—比較・検討の有無およびGooooNを選定した理由をお聞かせください。
数社の製品をリサーチし、最終的にはGooooNを含めて2社の製品で比較・検討しました。
結果、GooooNを当社の評価システムに選定しました。

選定理由は、カスタマイズが可能だったことです。一般的にクラウド製品の場合、会社側からシステムに寄せていくことが求められますが、企業文化が強く反映されている人事制度や評価制度は、システムに寄せるのは難しい面があり、パッケージに制度を合せること自体に違和感がありました。そこで当社としては、システムが当社の制度や運用に合わせられるカスタマイズを重要視していました。

GooooNは、人事課の要望である課長、部長、支店長、事業部長までの4次評価や、評価システムを利用するユーザーである事業部側から要望があった一括承認ボタンの設置など、操作性、使い勝手、画面の見た目といった数々の当社の要望を、標準機能やカスタマイズで対応することができました。さらに、当社の評価制度のなかで欠かせない評価調整機能の開発も可能ということで、GooooNを選定させていただきました。

進捗状況を可視化するとともに評価にかかる工数を削減

—GooooN導入後の効果・評価についてはいかがでしょうか。

＜工数の削減＞
評価点の取りまとめについては、計算式も組み込まれていますから、評価者からのデータさえあれば自動的に算出することができます。多くの手作業が必要だったアナログな紙ベースのときと比較すると、生産性は150％程度向上していると感じます。

＜評価・面談状況の可視化＞
評価の提出状況、面談の実施状況などがGooooNを通じて可視化されているため、進捗状況が一目瞭然です。以前は評価シートを誰が持っているのかといった問い合わせや、評価記入済み分の評価シートの管理がありましたが、GooooN導入後はそういったこともなくなりました。また、自宅から評価を提出できるため、（コロナ禍での）リモートワーク中のユーザーにも好評です。さらに、面談に関しても、ポップアップによるリマインドや実施履歴が残るシステムにより、スケジュール（締切）や面談を自ずと実施に向けて意識が高まるように設計されているため非常に助かります。

＜面談やフィードバックにかける時間が増加＞
システム化により、余計な手間がなくなったことで、面談やフィードバックにかけられる時間が増えたと感じます。実際にフィードバックの追加で計6回の面談に増えましたが、むしろ、上司と部下が対話する時間が増え、コミュニケーションの活性化につながっていると感じます。

＜評価調整の手間を削減＞
3次評価者の評価は、評価調整会議を実施して4次評価者に渡す仕組みとなっていますが、紙ベースのときは紙を並べて見比べるか、別途Excelに手入力して資料を作成する手間をかけて評価調整会議を行っていました。GooooNになってからは、その手間は一切ありません。評価の結果をExcelで出力し、評価調整用の資料を簡単に作成することができます。3次評価者からは高い評価の声が上がっています。

—今後の展開をお聞かせください。
改正したばかりのため、しばらくは大きな制度変更はありません。まずは、制度の定着と評価の目線を合わせることが喫緊の取り組みになってくると考えています。会社全体としてはDX推進委員会のもと、働き方改革、ペーパーレス化、業務の効率化などに取り組んでいるところです。GooooNの導入は人事評価制度見直しの一環ではありましたが、俯瞰して見るとDXの流れに歩調を合わせる形になりました。もちろん、人事課も評価システムだけでなく、必要に応じてDXを取り入れることができればと思っています。

評価制度のシステム化にはカスタマイズが必須

—評価制度の運用に悩む企業の人事部門に向けてメッセージをお願いします。
企業ごとに基準も制度内容も運用方法も異なるのが評価制度です。そうした評価制度をシステム化するなら、カスタマイズは必須だと考えます。当社は検討段階からカスタマイズを重視し、システムを制度に寄せることでスムーズに導入することができました。今回、ビジネスネットコーポレーションにはさまざまなカスタマイズに対応いただき、本当に助かりました。サポートも素早く、いつも明確な回答でやりやすく感じています。評価システムの導入を検討されるなら、ぜひカスタマイズ対応の製品としてGooooNを加えることをおすすめします。