人事評価業務の進捗状況がリアルタイムで把握できるので、作業が遅れている従業員へも的確に対応できるようになりました

丸紅グループの一員として、鹿児島県内に5 店舗の携帯電話の販売ショップを展開する南国テレホン株式会社（以下、南国テレホン）。同社では、人事評価システムの導入に当たり、社労士業務支援システム「社労夢（Shalom）」（株式会社エムケイシステム）と連携し、データの一元管理・共有が可能なGooooNを選択しました。GooooNを採用した経緯と効果について、同社の顧問社労士であり、GooooNの導入を提案した横山社会保険労務士事務所に詳しく話を伺いました。

【南国テレホン株式会社について】
「この町を、人を、つなぐ、つなげる」をモットーに、株式会社NTTドコモの2次販売代理店としてスマートフォンなどの販売をはじめ、各種サービスおよび修理の受付、料金プランの相談、料金の支払いなどの業務を展開。併せて、法人顧客のニーズに沿った端末販売の提案、ITツールを活用した業務効率化・コスト削減など、様々な企業課題の解決に向けて事業活動をサポートする法人向けのソリューションサービス事業も手掛ける。

システムの利用状況

—今回、貴社がGooooNの導入を提案した南国テレホン様の事業概要をご紹介いただけますでしょうか。また、併せて貴社に関してもご紹介をいただけますでしょうか。
南国テレホン様は、鹿児島県下においてスマートフォンの販売や関連サービス事業を展開する企業です。従業員数は101名。現在、県内に5 つの販売店を運営しています。
当事務所は1981（昭和56）年、鹿児島県鹿児島市にて開業し、以来40年間、労働・社会保険関係の行政手続きや人事労務管理の相談など、労働、社会保険、人事労務管理のあらゆる業務を手掛ける社会保険労務士事務所として活動をしてきました。現在は、中小企業の人事・労務コンサルティングを中心に業務を展開しており、南国テレホン様の人事・労務に関するご相談にも対応させていただいております。

—南国テレホン様におけるGooooNの利用状況について教えてください。
目標の記入から評価・フィードバック、進捗管理などの人事評価業務全般をGooooNを用いることでデジタル化をしました。また、スキルや経験・経歴などの人事情報を人財プロフィールで参照できるようにしました。
なお南国テレホン様では、社労士業務システム「社労夢」を利用して当事務所と社会保険・労働保険関連手続きやデータのやり取りをするとともに、GooooNと連動して人事基本データを一元的に管理しています。また、GooooNで管理する人事評価や人財プロフィールの情報は当事務所と共有しています。

人事評価業務における課題

—システム導入前の運用方法・課題をお聞かせください。
南国テレホン様では人事評価制度に関して、これまで紙ベースで評価業務を行っていました。そのため、各店舗における評価シートの配布・回収や評価業務が煩雑で、本社の担当者に評価結果が集約されるまでに時間が掛かり、スケジュール管理に苦労されていました。具体的には、本社で最終的に評価結果をExcelに集計する入力作業を行っていましたが、各拠点の進捗状況をリアルタイムに把握できないため作業の開始が遅れていました。また、評価調整会議用の資料や人事評価データの作成業務なども担当者の大きな負担となっていました。
一方、人事データベースも整備されておらず、人事異動などの際、従業員の経歴やプロフィールを確認するのにも、履歴書や経歴書などの資料を遡って参照しなければならず、手間と時間が掛かっていました。そのような状況を改め、人事評価・管理業務をデジタル化することで業務の効率化と省力化を図ることを目的に、システムの導入検討に入ったと聞いています。

—GooooNを導入した経緯を教えてください。
当初、南国テレホン様では他の人事評価システムの導入を検討していたのですが、すでに社労夢に登録している基本人事データを人事評価システムで利用したいという要望があり、その相談を受けた際に当事務所からGooooNを提案しました。GooooNであれば、社労夢に登録している基本人事データと連動が可能なので、システムごとに人事データを管理する必要がなく、一元的な管理・運用ができるからです。
最終的に、GooooNには人事評価業務に必要な機能や人事データベースを運用するために必要な機能が網羅されていること。そして、導入実績も豊富で、セキュリティポリシーなども含め親会社からの了承を得られたことから、導入が決まりました。

GooooN導入後の変化

—GooooN導入後の様子についてお聞かせください。
人事評価業務の進捗状況がリアルタイムで把握できるので、作業が遅れている従業員へも的確に対応できるようになりました。育休などで対応できない場合も、代理入力ができるのでとても便利です。評価調整会議用の資料や親会社に提出する資料などもExcel 形式でダウンロードできるので、担当者の業務負担も大幅に軽減されています。
また、人財データベース機能に関しても、従業員の経歴や顔写真付きのプロフィールを、PCから簡単に確認できるだけでなく、資格取得者を一覧表示できるなど使い勝手が良く、高く評価されています。
加えて当事務所目線となりますが、人事情報が関連システム間で一元的に管理され、南国テレホン様と当事務所とで情報が共有できる環境を実現することで、業務の効率化が進むだけでなく、情報の抜けや漏れがなくなりミスやムダの削減にもつながり、人事相談があった場合も即時に問題解決に当たることができる体制を実現できたと捉えています。

今後GooooNに期待すること

—BNCに対する評価、期待していることがあればお聞かせください。
GooooNの導入に関して、南国テレホン様の担当者は総務部門の方が担当されていましたが、フルリモートにもかかわらずビジネスネットコーポレーション（以下BNC）の丁寧かつきめ細やかなサポートにより、面倒な設定作業などは必要なく、スムーズに利用を開始できたと、BNCの対応について高く評価しています。
また、BNCは当事務所からの問い合わせや要望に対しても、迅速かつ丁寧に対応してもらえたので、とても助かりました。これからも、GooooNの安全かつ安定したサービスの提供とレベルの高いサポート対応に期待しています。

人事評価のシステムを導入する企業へのメッセージ

—最後に人事管理・人事評価システムの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。
当事務所では、現状の人事評価が上手く機能しなくなってしまったので再構築したいというご要望をはじめ、人事評価を1から構築したい、さらにはデジタル化したいなど、様々なニーズに対応しています。しかし、顧問先の企業様においては、規模や地域性もあるのかもしれませんが、デジタル化のニーズは多いとは言えないのが現状です。今はまだ、これまでの体制や手段で対応できているので、新たに投資をしてデジタル化を進めなくても大丈夫だと考えている経営者様が多いようです。
しかし、人材不足が今後も続いて行くことを考えれば、現在の担当者が業務を継続できなくなったとき、すぐに代わりの担当者が見つかるという補償はどこにもありません。そのため、人事評価業務に限ったことではありませんが、デジタル化を進めることで業務の標準化を図り、属人化を防ぐことで、人材不足などによるリスクを排除しておくことが求められます。
また、デジタル化は担当者様の業務負荷を軽減し、多様な働き方をサポートする環境を実現します。優れた人材に定着してもらう環境づくりにも貢献することが期待できます。システム化を単純な効率化やコスト削減策としてだけ見るのではなく、このような労働環境改善の一環として捉えれば、デジタル化に対する投資もこれまでと異なる捉え方ができるのではないでしょうか。
人事管理や人事評価の分野でも、今後、間違いなくデジタル化は進んで行くはずです。しかし、むやみにデジタル化を推し進めるのではなく、情報を一元管理でき、顧問先様と社労士事務所でスムーズかつ安全に情報の共有ができるシステムを選ぶのも、コストや運用の負荷を考えれば重要なポイントになると考えています。
当事務所においても、人事評価とキャリア支援を連動させるGooooNの機能を活用した仕組みとともに、お客様の事案に対して迅速かつ正確に対応できるシステムや体制づくりの提案をして行きたいと思います。