当社の４つの評価制度をGooooNに落とし込みました。進捗状況の可視化、ペーパーレス化、テレワーク対応など、さまざまな場面で効率的な運用を実感しています。

日本ニュートリション株式会社 管理第二ユニット 法務・人事・総務チーム様に、同社の評価制度の概要とGooooNの導入背景および評価などについてお話を伺いました。

【日本ニュートリション株式会社について】
伊藤忠商事100％出資により2007年に設立された食料カンパニーの事業会社。事業内容は、主に飼料メーカーや一般農家向けに、飼料プレミックス・混合飼料などの製造および各種飼料添加物・混合飼料・飼料原料の輸入・販売を展開。新規製品開発力の強化および営業体制の増強により、農家や飼料メーカーのニーズに機動的に対応できる体制を充実させ、競争力強化を図っている。今後は、海外市場へ積極的に参画することを視野に入れた体制を構築していく。

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4つの評価制度をGooooNに落とし込む

ー御社の組織形態を教えてください。
日本ニュートリションの組織は、「製造ユニット」「営業ユニット」「マーケティングユニット」「グローバルトレードユニット」「業務ユニット」「管理第一ユニット」「管理第二ユニット」「品質保証室」の8つから成り立っています。社員数は90名弱、全社員がGooooNを利用しています。

ー御社の人事評価制度の特徴を教えてください。
当社の人事評価制度は「個人MBO／能力評価」「組織MBO／能力評価」「組織目標管理」「個人別教育訓練計画」の4つから構成されています。

　①個人MBO／能力評価
　個人で立てた目標に対してどれくらい達成したかを評価しています。
　達成度合いに応じて賞与に反映される仕組みです。

　②組織MBO／能力評価
　ユニットマネージャー（部長クラス）の評価です。ユニット全体の目標に対し、
　その目標達成率に応じてユニットマネージャーの処遇が変わってきます。

　③組織目標管理
　ユニットマネージャーの下、チーム長、営業所長、工場長（課長クラス）などの評価です。
　課全体目標に対し、その目標達成率に応じてそれぞれの処遇が変わってきます。

　④個人別教育訓練計画
　課長クラスおよび一般社員に対して足りていない知識を抽出し、ユニットマネージャーが計画的に
　教育を実施する仕組みです。
　将来的な自分の立ち位置を見定めるためのもので、評価に直結するものではありません。

また、年に2回、1on1を実施しています。

コロナ禍をきっかけに評価システムの導入が加速

ーGooooNの導入に至った背景をお聞かせください。
GooooNを導入する前は、Excelと紙ベースで評価を行っていたため、煩雑な運用管理が課題でした。
例えば、社員一人ひとりのExcelファイルを共有フォルダに入れるわけにはいかないため、評価者と被評価者とのやり取りはメールで行っていました。その際に、Excelファイルのバージョン管理が煩雑になりがちで、メールのやり取りのなかで旧バージョンのファイルが混じるケースが頻繁に発生していました。特に当社は「個人MBO ／能力評価」「個人別教育訓練計画」など、いくつものExcelファイルがあるため、余計に煩雑になってしまい、現場を混乱させていました。
また、Excelファイルは最終的に紙に出力して管理するのですが、誰が提出済みで、誰が未提出なのかといった承認フロー、入力不備のエラーチェックなど、それを調べるだけでも大きな負担でした。

そこで、2019年にシステムの導入を検討し始めました。それから2020年に入るとコロナウイルス感染症の世界的流行となり、当社もテレワークを取り入れました。その中で、出社が前提のExcelと紙ベースでの評価は立ち行かなくなり、システム導入が急務となり、伊藤忠グループの会社で実績があるGooooNの導入に決めました。

ー運用までのプロセスをお聞かせください。
当社の人事評価は期初が4月になるため、2021年4月の運用開始に向けて2020年11月に契約をしました。

最初にGooooNの初期設定サービスにより、画面設計およびシート設計を行っていただきました。一般的にSaaSのアプリケーションの場合、用意されているシステムをそのまま利用するイメージでしたから、初期設定サービスとはいえ、システムをカスタマイズできるのは素晴らしいと感じました。なお、こちらからお願いしたのは、“評価者・被評価者が戸惑わないように、これまでの評価制度を大きく変えないこと”。既存のExcelのフォーマットにそった設計をお願いしました。おかげさまで、概ねイメージ通りのシステムを構築することができました。

また、導入にあたってはオンラインにて社員向け、チーム向け、ユニットマネージャー向け、経営陣向けに分けて計4回の講習を実施。さらに、既に当社のシステム専用に用意されているマニュアルのフォーマットを基に、当社用マニュアルを作成し、社員に配布しました。これにより、大きなトラブルもなくスムーズに運用を開始することができました。

システムによる運用で効率化を実現

ーGooooNに対し、どのような評価されていますか。
GooooNを導入してから、運用方法は大きく変わりました。さまざまな場面で工数を削減できていると感じます。具体的には以下の通りです。

　＜進捗状況を把握できる＞
　全社員の進捗状況を把握できるようになりました。誰が提出済みで、誰が未提出かが一目瞭然。
　遅れがある場合は、人事側からの督促も可能です。
　コロナ禍で不透明だったところが明確になりました。

　＜テレワークに対応＞
　GooooNはテレワークでも利用できるクラウドのシステムですから、
　評価に関する書類を提出するためだけに出社する必要はありません。
　自宅や外出先からでも提出や確認作業を行うことができます。

　＜Excelに出力できる＞
　全社員のデータを収集し終えると、それをもとに経営陣とマネージャーによる相対調整の会議が
　実施されます。その会議の際、以前は紙で取集したデータを集めてExcelに転記・編集するという
　工数がかかる作業を行っていました。
　その点、GooooNには評価結果をExcelファイルに出力できる機能が搭載されています。
　これにより、これまでの作業は大幅に軽減されました。

　＜素早いサポート対応＞
　何か分からないことがあれば、いつもサポートに連絡させていただいています。
　素早い対応はもちろん、メールだけでなく電話で対応いただけるのもありがたいですね。

360度評価の導入を検討

ー評価制度における今後の展開をお聞かせください。
2022年4月に、個人の評価がより賞与に反映されるように、評価制度および賞与制度を改定しました。また、今後としては、直属の上司だけでなく、自分を取り巻く第三者からどう見られているか、社員に“気づき”のきっかけになればという想いから、「360度評価」の導入を検討しています。あくまでも、“気づき”を与えるものですので、賞与や昇進には直結しないようにと考えています。

ベンダーと協力体制を築くことが大事

ーGooooNの導入を検討されている他企業の方に、メッセージをお願いいたします。
Excelや紙など既存の運用方法に慣れてしまうと、新しいシステムを入れれば楽になることが分かっていても、そのまま利用し続けることが多々あるかと思います。しかし、そこは思い切って一歩踏み出すことが大事。当社もGooooNのような評価システムを導入し、運用も管理も格段にしやすくなったため、
入してよかったと実感しています。
評価システムは企業や時代に適合した制度に対応し続けなければならないため、なかなか完璧なものは構築できないかもしれませんが、ベンダーと協力体制を築くことができれば、完璧なシステムに近づけることは可能です。とくに、GooooNはカスタマイズに対応する評価システムなら、難しいことではないと思います。社員の成長、会社の成長のためにも、ぜひ自社の人事制度に合わせることができる人事評価システムの導入をおすすめします。