GooooNと共に会社の想いをカタチにしていく

1974年創業、伊藤忠グループとして分譲・賃貸マンション、オフィスビル、商業施設などの建物を管理・運営する伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社。取り扱う建物の種類やサービスが様々であることから、評価制度は評価基準や運用が細かく複雑でした。そこで2017年にGooooNを導入し、評価制度のワークフローをシステム化しました。今回は、人事・総務部 人事企画課長 伊藤様、同課 小野木様に、伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社ならではの人事評価制度の概要や導入時の課題、導入後の効果などについて伺いました。

【伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社について】
総合商社「伊藤忠商事」グループのマンション・オフィスビル等の不動産管理・運営会社。親会社の総合力や商社ならではの顧客との連携により外販案件が増え、安定した事業基盤を確立している。2018年 には、西日本で約29,000戸のマンション管理を行っていた子会社「IUCコミュニティライフ」を吸収。西日本の分譲マンション管理数が約52,000戸となり、さらなるビジネス拡大を目指している。

人事制度見直しの背景

—貴社の事業概要を教えてください。
当社は、総合不動産管理業として、分譲マンション、賃貸マンション、学生会館、オフィスビル、商業施設、公共施設、ホテル、物流施設など、様々な種類の建物の管理・運営を行っている会社です。従業員数は2,749名います。そのうち、オフィスワーカーが766名。現地で働いている管理員や清掃員、商業施設の現場常駐型専門職嘱託社員が1,983名います。この中に派遣やパートは含まれません。拠点は、本社（東京）、西日本支社（大阪）、関東近郊（池袋/横浜/錦糸町）、名古屋、福岡、仙台があり、その他にプロパティマネジメント事業が北海道や高松などの全国にありますが、当事業は東から西まで全てを本社で管理しています。

—貴社の人事評価制度についてお聞かせください。
2017年に評価の「ものさし」を設け、同時に業務・グレード別に求められる役割・能力・行動の目安を提示しました。これまでは階層別に評価項目を設定していましたが、このタイミングで業務別に評価項目を設定することとしました。また、人事制度の見直しと並行して人事評価のシステム化を決めました。業者選定する際、同社のシステム「行動レベル分析/キャリアビジョン」をすでに弊社で導入しており人事関連のデータが蓄積されていることからビジネスネットコーポレーションに声をかけました。一般的には人事評価をシステム化する際は評価項目やフォーマット、評価基準などを事前に決めなくてはなりませんが、前述の通り、業務別のきめ細かな評価を実現するために、適時見直しを図る必要がありました。ビジネスネットコーポレーションには、「全てをシステム運用するのではなくExcelでの添付も併用し、他ツールと組み合わせることによって、Excel内のデータもトラックレコードとして活用する」といった柔軟な提案をしていただきました。また、当社の人事制度を前のめりに理解する姿勢に、ビジネスネットコーポレーションならやりたいことを実現してくれると思い、GooooNの導入を決めました。

人事評価における運用面の課題

—システム導入前の運用方法・課題をお聞かせください。
システム導入前は、期初に個人別にExcelシートを配布して、目標を記入後に上司が確認し、人事で一旦回収していました。期末になると再度人事から個人別にExcelシートが配布され、評価を記入後、1次評価者、2次評価者を経由して人事で回収していました。各部署から集まってきたExcelシートを人事の担当者がデータ化・集計し、評価者会議にかけていくという流れでした。評価結果を紙で保管していたため、毎年評価の時期になると手作業での集計作業も発生していました。前年度以前の評価内容に関する問い合わせがあった場合も保管していた紙を都度確認していました。

人事・総務部 人事企画課長 伊藤 さおり様

GooooN導入後の変化

—GooooNを導入後の社員・人事部様の変化についてお聞かせください。
一番大きく変化したことは、ワークフローとトラックレコードがシステム化されたことです。ワークフローについては、Excelや紙で行っていた業務がシステム化されたことで事務処理工数は大幅に削減されました。また、GooooNを導入してから日々起きている事象をシートに常時更新していく運用に変わったため、評価の時期になって「あの時こうだった」と言われるのではなく、起きてすぐにお互い共有することで次の行動につなげることができたり、上司部下間のコミュニケーション活性化が期待できました。トラックレコードについては、当社の能力行動評価は「個人の成長が行動に現れているか」を重要視しており、システム化されたことにより、評価の推移や異動履歴や資格取得などのスキル情報が、人財プロフィールからまとめて確認することができることはとても効果的でした。このように、“GooooNを見ればわかる”“見たい時にすぐ見られる”ことが、効果としてとても大きいと感じています。

今後GooooNに期待すること

—BNCに対する評価、期待していることがあればお聞かせください。
最初にいくつかの業者に並行してお話しを伺いましたが、ビジネスネットコーポレーションが一番前のめりに理解してくださいました。今回、人事制度改訂のタイミングで評価システムの導入だけでなくタレントマネジメント管理もできるシステムとして拡張していきたいと考えていました。いわゆるタレントマネジメントシステムはパッケージ製品としていろいろありますが、今決まっているものを形にすることはもちろん、制度が変わったり様々な施策によって管理すべきものが増えたりした場合にも柔軟に対応できるパッケージはなかなかないと思います。この想いを一番近い形で実現できる提案をくれたのがビジネスネットコーポレーションでした。導入後も、専任担当が当社の制度やシステムの利用方法を深く理解してくださっているため、特に不明点をお問合せする時はとても助かっています。パッケージシステムは出来上がっている機能を自社に合った形で運用していく必要がありますが、我々がやりたいことを深く理解してくださったうえで利用方法をご提案いただく際には「利用者側のわかりやすさ・利用しやすさ」や「管理者側の負荷」更には「想定できるリスク」も先に提示してくださいます。そういった対応はとても貴重だと感じますね。

人事・総務部 人事企画課 小野木 愛子様

人事評価のシステムを導入する企業へのメッセージ

—最後にこれから導入する会社に一言お願いします。
クラウドサービスとは言え、柔軟性の高いシステムであると感じています。当社でも2020年にGooooNを導入してから人事制度の変更や評価項目の変更が発生しましたが、GooooNで出来ることを見極め柔軟にシステム対応していくことができています。評価は特にシステム導入のハードルが高く思えるかもしれませんが、導入してから仕上がっていくのも、柔軟性の高い対応をして下さるからこそと思っています。