使い勝手がよく、評価者も被評価者も主体的に利用でき、サポートも充実していることが導入を決めたポイント
自動車および建機の完成車や部品の輸出入など、伊藤忠グループの自動車・建設機械業界の専門商社として、グローバルにビジネスを展開する伊藤忠オートモービル株式会社。同社では、2022年11月、紙とExcelデータによる手作業で運用してきた人事評価業務を効率化し、評価者および被評価者の業務負担を軽減するためにGooooNを導入。業務をWeb上で完結することで、リモートワーク下での対応を可能にしました。取締役 管理部長 山根 義也様、管理部 人事・総務課 課長 平 将和様、同部 同課 課長代行 大川 紳様に、導入の経緯と効果について伺いました。
【伊藤忠オートモービル株式会社について】
自動車・建機の補修部品や生産用部品の輸出入、さらには自動車本体のトレードなどの事業を展開する自動車・建設機械業界の専門商社。伊藤忠グループの機械ビジネス専門的商社として前身となる会社が設立されて以来およそ半世紀、グローバルネットワークの中で培われたビジネスナレッジとスキルを強みに、新市場の開拓や新しいビジネスの構築へと積極的に取り組んでいる。
システム導入の背景
—貴社の事業概要を教えてください。
当社は、1973年に伊藤忠商事の機械ビジネスをより専門的に取り組むために設立されました。その後1996年に事業再編・分割され、現在に至ります。主な事業領域は、世界中の人々の生活に密着している自動車およびその補修部品を市場・客先ごとに最善の条件で迅速かつ安定的に提供すること。自動車・建設機械の高品質かつ価格競争力を有する部品を全世界から調達すること。自動車・建設機械業界の製造・流通分野に出資を含め事業参画し、当該企業の成長・発展に寄与していくことです。また、これら基幹業務のみならず、付随する煩雑で地道な業務も高品質で提供できることも、「グローバルかつ機動力のある」当社の強みの一つとなっています。
現在、世界100 ヶ国以上で、5つのブランドを展開し、年間31 万台の自動車完成車から部品・用品の輸出業務、年間800件のOEM部品の輸入業務を手掛けており、「伊藤忠グループの一員として培ったトレード・ソーシング・事業経営の専門性をコアに、お客様と世界をつなぐベストパートナーであり続ける」という使命を胸に、時代に適応したサービスとソリューションを常に考え、生み出し、提供しています。
取締役 管理部長 山根 義也 様
—貴社の人事評価制度についてお聞かせください。
当社では、MBO（目標管理）、能力評価、キャリアビジョンの3つを柱に人事評価制度を運用しています。MBOは賞与を決める査定として、対象期間は4月から翌3月、中間と期末の2回のレビューを実施します。能力評価は給与を決める査定として、対象期間は10月から翌9月となります。キャリアビジョンは、従業員が会社に職種等の希望を申告し、ローテーションの参考にするものです。最終的にこれらの評価結果を取りまとめ、人事委員会にて評価を判定しています。
人事評価業務における課題
—システム導入前の運用方法・課題をお聞かせください。
これまでは、Excelで作成した評価シートを紙に出力したり、Excelのファイルをメールに添付したりしてやり取りをしていました。そのため、管理が煩雑で評価者の負担が大きく、紛失や取り違いといったリスクも内在していました。また、紙に出力して捺印するなど非効率な作業も多く、提出状況の進捗管理にも手間が掛かるといった点も課題となっていました。
—GooooNを導入した経緯を教えてください。
当社では、人材育成という観点から部品専門商社でありながらその枠に捉われないビジネス経験を積むことを目的に、総合職の約2 割を伊藤忠商事およびその国内外関係会社へ出向・駐在させています。また、国内には東京の他、神奈川県に、そして海外では中国にも拠点を設けています。そのこともあり、オフィスに常駐していない社員も含めた業務の効率化を図るため、以前にもGooooNの旧製品の導入を検討したことがあったのですが、当時は評価シートの設定において当社の要件とギャップがあり導入を見送った経緯がありました。その後、システム化の話は進まなかったのですが、コロナ禍でリモートワークをせざるを得ない状況となり、数多くの手作業が発生する非効率な人事評価業務の運用を改善するため、再度、システムの導入を検討することになりました。いくつかの製品を比較検討した結果、製品のバージョンアップが進みギャップも解消されておりGooooNの導入に至りました。
—GooooNを採用した理由を教えてください。
GooooNの導入を決めた理由としては、MBO、能力評価、キャリアビジョンという3つの業務を運用するのに必要な機能がワンストップでコンパクトにまとめられており、コストパフォーマンスに優れていること。使い勝手が良く、評価者も被評価者も利用しやすいので、主体的に利用できること。BNCのサポートが充実しており、伊藤忠グループ企業での導入実績も多数あり、要件定義などの話が進めやすかったことがポイントとなりました。
管理部 人事・総務課 課長 平 将和 様
GooooN導入後の変化
—GooooN導入後の社員・人事部様の変化についてお聞かせください。
2022 年11月にGooooN を導入し、評価シートの入力・閲覧、評価・承認など一連の評価業務を、すべてWeb上で完結し、3つの評価業務に関するデータの一元管理を実現しました。Web で作業を完結できるようになったことで、業務がペーパーレス化されリモートワークでの対応も可能となりました。入力や閲覧、承認といった一連の作業がスムーズに対応できるようになったことから、被評価者および評価者からも高い評価を得ています。シンプルで使い勝手も良いので、使い方に対する問い合わせやクレームも一切入っていません。また、システムでデータが一元管理されるようになったことで、紙の管理・保管が不要となり、提出状況の進捗管理や過去情報の検索・閲覧といった作業も大幅に効率化されました。特に、これまで評価者が異動をすると、異動先の被評価者の過去データが手元にないので、人事部へ依頼をしてもらい、保管している紙の情報をPDFにスキャンして提供していたのですが、そのような手間は不要となりました。このようなDX化による業務の効率化・省力化は、会社としても重要な命題となっていますので、GooooNの導入は経営層などからも高い評価を得ています。
今後GooooNに期待すること
—BNCに対する評価、期待していることがあればお聞かせください。
システム導入の際、評価ルートのマスター設定などに手間が掛かる場合があると聞いていたのですが、BNCの手厚い支援もありスムーズに導入作業を進めることができました。しかも、少し無理をお願いして導入期間を早めてもらったのですが、快く対応してもらえたので感謝しています。導入後のサポートも親切かつ丁寧で、気兼ねなく色々な相談ができるので助かりました。今後は、評価会議用の資料作成機能や360度評価制度への対応など、システムの拡張を検討していきたいと考えていますので、これまでと変わらない積極的な対応を期待しています。
人事評価のシステムを導入する企業へのメッセージ
—最後にこれから導入する会社に一言お願いします。
システムを導入する際により多くの機能を網羅しようとすると、どうしても検討や構築に時間が掛かってしまいます。機能が膨らめば膨らむほどコストも掛かります。当社の場合は、評価制度自体を大きく変えることなく、基本的な機能をデジタル化するという部分にスコープを定め、スピーディな導入を目指してGooooNを選択しました。クラウドのメリットを生かすためにもまずは使い始めて、できる部分から業務を効率化し、段階的に発展させていくという方法もあるかと思います。
管理部 人事・総務課 課長代行 大川 紳 様
