年間約2,000時間の削減効果はあると感じています

株式会社ジョイックスコーポレーション 人事総務部 杉浦 孝好様、竹田 晴子様、田中 真冬様に、人事評価制度の概要とGooooNの導入背景や運用状況などについてお話を伺いました。

【株式会社ジョイックスコーポレーションについて】
1971年設立で伊藤忠商事グループ企業として、アパレル製品や雑貨の企画・販売を手掛けている。ポール・スミス、ランバン コレクションなどの海外デザイナーズブランドを取り扱っている。“着るよろこび、それ以上を”の企業理念のもと、一人ひとりが個の力を発揮して挑戦し続ける会社を目指している。

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多様なワークライフバランスへの対応を目指すアパレル会社

ー 貴社の組織形態を教えてください。
社員の構成は店舗スタッフが半数弱、管理部門や営業部門の内勤スタッフが約300名、残りが物流倉庫部門のスタッフとなります。社員の女性比率は40％に達しており、多様なワークライフバランスに対応できる職場環境の実現を目指しているのが当社の特徴です。年2回のパリコレクションには選抜された販売スタッフを同行させ、本物を見る目を鍛える機会を与えるなど、研修制度にも注力。2019 年には「サイコバニー」スタッフ向けのニューヨーク研修も開始しました。働き方改革に終わりはないと考えており、常に人事制度、福利厚生の改善を続けていく所存です。

ー 貴社の評価制度の特徴を教えてください。
当社は業績評価、目標評価、行動評価を3点セットにして1年間運用していきます。つまり、業績評価、目標評価、行動評価を一括にして評価を出し、その評価をもとに賞与や昇給の評定を行うスタイルとなります。そのなかで面談は、期初の目標設定と中間レビュー、最終評価の計3 回行っていきます。

膨大なコストと負担がかかっていた紙での運用

ー GooooN導入に至った背景・課題をお聞かせください。
システムを導入しておらず、すべて紙で運用していました。フローとしては、我々がExcelで作成した全従業員分の評価シートを印刷し、評価者に配布することから始まります。評価者はそれを被評価者に渡すわけですが、問題は地方店舗に勤務するスタッフへの配布です。エリアを担当する評価者が自分の足で各店舗を回り、配布と回収をしなければなりません。しかも、配布と回収は一回だけでなく、3回の面談ごとに配布と回収を繰り返すフロー。最終的にその紙を別のExcelのシートにまとめて評定会議で上程するまで、とにかく紙が行き来します。基本的には1年間同じ紙で運用しますが、異動や役割が変わると2枚目の紙が発生します。損傷や紛失した際には、新しい紙を用意しなければなりません。

課題はとにかく「コストがかかること」、そして、紙を印刷し集計する我々、およびエリアを担当する評価者などに「人的リソースの負担がかかること」です。業績評価、目標評価、行動評価の3点セットを1年運用するスタイルは、こうした紙運用の負担を少しでも軽減し効率化するため、たどり着いたという側面もあります。

紙の運用は、コロナ禍によってさらに課題が浮き彫りになりました。対面で話すことが難しくなり、出張が減る状況では紙の行き来が停滞してしまいます。面談のスケジュール調整が困難になり、あらためて時代にそぐわない仕組みということを認識。そこで2023年から、本格的に人事評価システムの導入を検討するようになりました。

人事総務部 杉浦 孝好様

GooooNはユーザーが操作に迷わないシステム

ー 人事評価システムの比較・検討はされましたか。GooooNを選定された理由もお聞かせください。
人事評価システムは、3製品で比較・検討を行いました。その結果、GooooNを選定した理由は以下の通りです。

＜運用方法を変えずに導入できる＞
業績評価、目標評価、行動評価の3点セットを1年間運用するスタイル、それに基づいた評価シートでの運用は変えたくありませんでした。紙の運用をそのままシステムに置き換えられるシステムを求め、対応可能だったのがGooooNでした。

＜スマートフォンで利用できる/ シンプルな操作＞
当社の社員の多くは、パソコンに慣れ親しんでいるわけではありません。システムの利用が負担になっては本末転倒です。そこで、スマートフォンで利用でき、かつシンプルな操作性のシステムを求めました。この要望に対し、GooooNはやるべき操作をポップアップ表示で示唆してくれるなどの親切設計。これなら、当社の社員が操作に迷うことはないと考えました。

GooooNの浸透に大きく貢献した従業員説明会

ー 導入までのプロセスをお聞かせください。
2023 年10 月に提案を受け、11 月にGooooNの目標管理・人事評価を発注しました。2024年4月の本稼働前までに、数十パターンある評価シートをGooooNに乗せ、紙の運用をそのままシステム化していただきました。その後、2024年6月に自己申告・キャリアプランと人財プロフィールを追加しました。

本稼働前、オプションの従業員説明会も本社で開催していただきました。対面とオンラインのハイブリッドで時間は1時間程度。誰でも参加できる従業員説明会でしたが、参加者の多くは評価者でした。説明会の様子は録画し、納品いただいた動画を参加できなかったスタッフがいつでも参照できるようにしています。GooooN導入後、浸透が早かったと感じていますが、その理由のひとつには従業員説明会の開催が大きく関係しているのではないかと考えています。

人事総務部 竹田 晴子様

紙の印刷や配布・回収作業の負担を大きく軽減

ー GooooNの効果・評価をお聞かせください。
単純に紙の印刷や配布・回収という作業がなくなり、それだけで負担は大きく軽減されました。導入したばかりで定量的効果を算出するのは難しいところですが、少なくとも1人分の年間労働時間は削減できていると考えると、年間約2,000時間の削減効果はあると感じています。ほか、以下のところでGooooNを高く評価しています。

＜ユーザー：効率的に入力できる＞
ある大型店舗の店長いわく「評価シートに目標を記入する場合、以前は間違えないように下書きをしてからボールペンで記載するというアナログ的なやり方を行っていました。GooooN導入後は、スマートフォンやパソコンで入力するだけですから下書きは不要。サクサク入力できるため、記入作業は大きく効率化されました」とのこと。人事としても、嬉しい話を聞くことができました。

＜管理者側：進捗管理ができる＞
評価シートへの記入や面談を促す際、以前は全員配信でリマインドのメールをするだけでした。GooooNでは進捗が可視化されていますから、遅れている人に直接ピンポイントでアプローチすることができます。こうした進捗管理は大きく改善されたと感じます。

＜管理者：リモートワークにも対応＞
紙だと出社がマストで業務時間外に対応することがあった。しかし、GooooNはクラウドシステムであるためリモートワークでも作業が可能になりました。労働の負荷が軽減できる時代と当社のワーク環境に合ったシステムだと感じています。

BNC への評価をお聞かせください

本稼働前の初期設定から稼働後のサポートまで親身に対応いただき、大変感謝しています。分からないところはすぐにメールで問い合わせてしまいますが、どんなタイミングでも丁寧な返答が返ってきます。しかも、システム上難しい問題でも、「こういうやり方があります」といった代替案を出していただけます。とにかく安心して相談できるのがBNC ですね。

人事評価システムの導入を考えている人事部門の皆様に向けてメッセージをお願いします

「業務を効率化できる」「コストを大幅に削減できる」ところがGooooN導入の大きなメリット。しかも、GooooNはシンプルで分かりやいシステムですから、導入しやすいと思います。また、紙の場合はどうしても紛失のリスクがあるため、個人情報の流出という危険がともないます。その点、セキュリティ対策が施されているクラウドシステムのGooooNは、リスク管理の面でも導入価値があると考えます。当社は紙での運用には戻れません。紙から脱却して人事評価システムの導入を考えているなら、まずはGooooNの検討をおすすめします。

田中 真冬様